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gérer efficacement son who's who contacts Outlook

Comment gérer efficacement son carnet d’adresses contacts Outlook

Depuis 15 ans que j’anime des formations Outlook, je ne cesse de répéter que la fonction « annuaire contacts » est le plus important des 4 outils Outlook*. Pourquoi me direz-vous ? Hé bien parce que de tous temps – bien avant l’informatique, Internet et Outlook – avoir un bon carnet d’adresses est essentiel pour sa vie professionnelle, voire pour sa vie sociale (i.e. privée) en général.

* les 3 autres étant : la messagerie, le calendrier et le gestionnaire de tâches, sans oublier l’accessoire qu’est le bloc-notes. Sachant aussi qu’Outlook s’interface avec bon nombre d’outils tiers comme les CRM, Evernote, GoToMeeting, Linkedin, Mindjet, One Notes, Skype, Teams meeting, Teamviewer, etc.

Dis-moi qui tu as dans ton carnet d’adresses et je te dirai qui tu es ! Si ce n’est que le propre du bon carnet d’adresses est d’être confidentiel, donc partagé au compte-gouttes, avec parcimonie et à bon escient.

Franz-Olivier Giesbert souligne : « un carnet d'adresses, c'est quoi ? Des portes qui peuvent s'ouvrir quand elles se ferment aux autres » (source : Giesbert à livre ouvert, nice-matin 16 décembre 2011)

Dans le b2b, « affaires grands comptes » en particulier, quand une entreprise recrute un « commercial expérimenté » ne nous y trompons pas : elle est intéressée autant pas la compétence du commercial recherché que par son carnet d’adresses !

Pour convaincre ceux qui ne le seraient pas encore, le Graal du carnet d’adresse n’est-il pas le Who’s Who, le réseau social de l’élite ? Cet annuaire de référence revendique 4 qualités : sélectif, diversifié, riche et concis, certifié exact. Et bien gérer votre carnet d’adresses avec Outlook vous permettra de bénéficier de ces mêmes qualités. Ce qui revient à bâtir votre propre who’s who  🙂

Il y aussi les annuaires des grandes écoles, les fameux alumni. Et Linkedin vous permet d’accéder à plus de 60.000 annuaires d’établissements d’enseignement supérieur au niveau monde, dont 432 pour la France (à l’heure où j’écris cet article) dont voici un aperçu éclectique (nombre étudiants et anciens élèves) :

Si vous ne l’avez pas encore fait, je vous recommande de parcourir la page « Voir les anciens élèves » de l’école de votre choix, à commencer par la vôtre 😉

Avec les réseaux sociaux – à commencer par Linkedin – on pourrait croire que la constitution d’un carnet d’adresses est chose facile. Que neni ! Certes, inviter des personnes sur Linkedin est facile, mais encore faut-il que les personnes invitées acceptent votre invitation (1). Et même pour les personnes qui acceptent vos invitations, qu’elles soient d’accord n’est pas une condition suffisante pour ajouter des contacts « de qualité » à son carnet d’adresses. Intrinsèquement ce n’est d’ailleurs pas tant les personnes membre de votre réseau qui sont ou non de qualité : c’est avant tout la qualité de notre relation avec chacune de « nos relations » qui fait la qualité de notre carnet d’adresse. Et la qualité interpersonnelle essentielle est la CONFIANCE**, réciproque dans la majorité des cas… Mais une relation de confiance peut-elle ne pas être réciproque ?

** lire l’article et voir la vidéo associée de ce 5 à 7 du conseil (1er juin 2016) : Confiance et leadership dans un environnement complexe

Parenthèse sur ce sujet : cette relation de confiance se vérifie encore plus dans les relations de notre premier cercle : époux, enfants, parents, tantes, oncles, et toutes les branches de notre généalogie encore de ce monde.

Pourquoi construire finement un carnet d’adresses

Gérer le « big data » de votre carnet d’adresses avec Outlook, vous permettra de développer et d’animer votre réseau avec une agilité dont vous ne pouvez pas soupçonner l’efficacité, tant que vous ne l’avez pas utilisé !

La mémoire d’Outlook est redoutablement efficace

Notre vie professionnelle nous amène à rencontrer beaucoup de monde, et mémoriser le profil de toutes les personnes rencontrées est difficile, voire insurmontable. Outlook vous facilite la tâche.

Nos interlocuteurs, qu’ils soient confrères, prospects, clients, partenaires, concurrents, coopétiteurs, etc., de façon informelle, nous disent beaucoup de choses sur eux : leur métier, leurs clients, leur parcours, leurs passions, … Et on ne peut pas prédire lesquelles de ces informations nous seront utiles – si elles le seront – et quand nous en aurons besoin.

Mais à partir du moment où vous les saisissez dans vos fiches contacts Outlook (champ notes), grâce au moteur de recherche Outlook vous pourrez retrouver en quelques secondes n’importe quelle personne, dont vous ne vous souvenez plus du nom,  simplement en faisant une recherche avec les mots clés dont vous vous souvenez (golf, plombier, régate, motard, mentor, avocat expert droit social, etc. Cette fonction « RECHERCHE » est la plus importante, mais elle ne fonctionne que si vous saisissez systématiquement les informations récoltées. Isn’t it ?

Socialisation de votre carnet d’adresse et recommandations

Que ce soit dans le commerce de proximité ou dans le b2b, on a toujours fait un nombre important d’affaires par recommandations. Avant Internet, c’était par bouche à oreille (et ça l’est toujours).

Avec les réseaux sociaux, les recommandations se sont décuplées. Avec les techniques du Social Selling et de l’Inbound marketing elles ont pris une dimension qui vous fait passer de la taille du moineau à celle de l’Airbus A380 !

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Je peux vous affirmer que nous sommes encore trop peu à avoir le réflexe de la recommandation à large échelle. Et pour le faire, il faut rencontrer du monde, car plus vous connaissez de personnes (notamment dans d’autres domaines que le vôtre) plus vous  recommanderez et plus vous serez recommandés.

Sur 3 nouveaux contacts professionnels que je rencontre, 2 ne deviendront jamais mes clients… Mais ils peuvent être mes ambassadeurs ou prescripteurs de mes services…

J’ai constaté que sur trois nouveaux contacts professionnels que je rencontre, deux ne deviendront jamais mes clients… Et ils peuvent être mes ambassadeurs ou prescripteurs de mes services.  Accessoirement, rien ne m’empêche – si je détecte un signal faible – de les mettre en relation avec une de mes relations si j’estime qu’il y a y une convergence d’intérêts potentiels entre ces 2 personnes !

Pour stimuler ce phénomène de prescription, il faut soi-même prescrire les autres. Et on ne peut prescrire qu’à condition de connaître les personnes que l’on rencontre. Et mieux on connait une personne, mieux on la prescrira et réciproquement…

Concrètement comment faire pour construire et exploiter son carnet d’adresses Outlook efficacement

Systématiser l’enregistrement de vos contacts

N’en déplaise au RGDP (2), 48 heures maximum après une nouvelle rencontre, systématisez l’enregistrement des coordonnées des personnes que vous rencontrez : Prénom, Nom, fonction, établissement, adresse, email, mobile, site web, etc.

Prendre le temps de saisir toutes les informations utiles que vous a confié chacun de vos interlocuteurs : spécialités, ses clients, ses partenaires, anecdotes inintéressantes, hobbies, loisirs, job ou employeur de son époux/épouse, …

Ne surtout pas préjuger de la pertinence des informations : saisissez toutes informations qui pourraient s’avérer utiles, en style télégraphique quitte à faire une série de mots clés.

Mettez vous en relation Linkedin

Ça devient un « réflexe systémique », voire on commence par se Linkediner avant d’échanger nos cartes de visite 🙂 Point important, Linkedin vous permet d’identifier vos contacts communs ! Ce qui vous donne du grain à moudre pour faire fructifier vos nouvelles relations ;-). La mise en relation (se « Linkediner ») n’est pas une obligation, vous pouvez vous contenter de « Suivre ».

Consolidez vos relations avec vos nouveaux contacts

Prenez le temps de « consolider » chaque nouvelles relations en leur envoyant un mail (ou Linkedin-mail si vous êtes Linkedinés), pour leur confirmer le plaisir que vous avez eu à faire leur connaissance, en leur recommandant – en relation avec les informations échangées – une personne de votre réseau qui peut l’intéresser et réciproquement. Ce serait étonnant que vous n’arriviez pas – à partir de votre super-annuaire contacts Outlook – à trouver quelqu’un à lui recommander légitiment, honnêtement et avec bienveillance.

Moteur de recherche

le moteur de recherche Outlook est très puissant. Il vous permet de faire une recherche par mots clés, ou en multicritères : à vous de choisir les champs de recherche idoines en fonction de vos critères de recherche.

Synchronisation avec smartphone / iPhone

Pour ceux qui utilisent un iPhone, la synchronisation entre votre iPhone et Outlook se fait via iTunes. Le moteur de recherche iPhone vous permet de retrouver vos contacts à partir de tous mots clés contenus dans vos fiches contacts.

Mais c’est un travail de fourmi !c'est un travail de fourmis

Oui c’est un travail de fourmi. Et ne croyez pas que le commerce d’aujourd’hui se fasse façon cigale via les robots en cliquant sur un bouton ou en se contentant de faire de la curation (des partages) , des commentaires, et des likes dans vos réseaux sociaux ! Il faut se donner de la peine et remonter les manches.

Vous pouvez aussi aller plus loin en qualifiant vos contacts façon CRM (light) comme je l’exlique dans l’article Comment qualifier ses contacts avec Outlook ?

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Pour maîtriser la richesse fonctionnelle d’Outlook, suivez un de mes 3 programmes de formations :

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(1)    Personnellement, je suis de plus en plus sélectif sur les invitations que je reçois. Ce sujet fera l’objet d’un prochain article de mon blog… je ne peux que vous recommander de vous y abonner 😉

(2)    Le RGPD protège-t-il les cartes de visite ? (Les Echos, 15 juin 2018)

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PI, articles de ma veille à ce sujet :

Le poids du carnet d’adresses d’un commercial varie selon les environnements (Monster, 02/02/2015)

Un carnet d’adresses qui vaut de l’or (EcommerceMag.fr 05/09/2012)

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