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Pourquoi le travail collaboratif est la clé d’une transformation réussie des PME ?

Plus que jamais conscients des bénéfices du numérique pour la réussite de leur entreprise, les dirigeants de PME n’ont pas toujours le temps, ni les compétences en interne, pour piloter un projet de transformation digitale. En se focalisant d’abord sur les technologies, ils passent souvent à côté de l’essentiel : la valorisation de leur capital humain. Cas appliqué avec le travail collaboratif.

Au-delà des aspects technologiques, la transformation numérique est avant tout une histoire humaine.

Dans le contexte de crise que nous vivons actuellement, la transition numérique des PME est un enjeu majeur pour la relance de leur activité. L’Etat et de nombreux acteurs territoriaux ont d’ailleurs mis en place différentes solutions pour les accompagner dans leur démarche de digitalisation. Malgré leur prise de conscience, beaucoup de dirigeants sont perdus et ne savent ni par où commencer, ni comment s’y prendre pour piloter un projet de cette nature.

Intelligence artificielle, Big Data, Blockchain, Cloud Computing, Objets connectés… difficile de ne pas se noyer face aux continuelles vagues technologiques qui bouleversent, nos environnements, nos manières de communiquer, de travailler, d’interagir et de vivre ensemble. Mais avant de prendre le large, ne doit-on pas d’abord s’assurer de la structure de notre navire et de l’organisation de notre équipage ?

C’est en créant un environnement collaboratif favorisant l’intelligence collective qu’on peut intégrer de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de travail pertinents pour l’ensemble des collaborateurs. Cette collaboration doit être initiée en interne grâce à l’engagement de la direction et à une culture d’entreprise forte.

Donner le cap grâce à un leadership engagé

Aucune transformation ne peut se faire sans un leader engagé et engageant. Véritable ambassadeur du changement, le dirigeant de l’entreprise a un rôle décisif dans la réussite d’un tel projet. Premier à devoir donner l’exemple, l’impulsion de son énergie positive est indispensable pour faire bouger les lignes et impliquer l’ensemble des membres de son organisation.

Après tant d’années, il n’est pas toujours évident de remettre en question ses habitudes de travail et de prendre des risques. La crise actuelle nous fait prendre conscience aujourd’hui de la nécessité de changer rapidement les choses et d’apprendre à travailler différemment : nous n’avons pas le choix. A nous de faire de ce contexte inédit une opportunité d’évolution et de développement. En facilitant le travail de ses collaborateurs et en améliorant leur bien-être, en attirant et en conservant les talents, en améliorant la relation client, les outils numériques sont un puissant levier d’innovation, d’efficacité et de productivité.

Même sans compétences numériques au départ, les dirigeants se doivent de s’intéresser au monde du digital en étant à l’écoute et curieux, pour comprendre ces outils. Cela nécessite de sortir de sa zone de confort en allant sur le terrain, à la rencontre des nouveaux acteurs de l’innovation, sans dénigrer de nouvelles approches qui pourraient sembler insolites de prime abord. Leurs capacités de compréhension et d’analyse des enjeux du numérique dans leur domaine sont déterminants pour anticiper les ruptures technologiques qui pourraient impacter leur activité.

L’exemplarité de la direction se démontre par des actes concrets en développant une vision et une stratégie claires et précises pour son entreprise. En fixant d’abord des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Assignables, Réalistes et Temporalisés) elle pourra ensuite définir les moyens et la feuille de route à adopter pour y parvenir. Attention toutefois à ne pas s’enfermer dans une planification trop rigide. Au contraire, laisser la place à l’expérimentation est nécessaire pour apprendre rapidement de ses erreurs et arrêter les pratiques qui ne fonctionnent pas. Cette vision, incarnée par le dirigeant, se construit dès le début avec l’ensemble des parties prenantes (managers, collaborateurs, élus du personnel, syndicats, clients, partenaires…) pour les impliquer le plus tôt possible dans la démarche et susciter l’adhésion du plus grand nombre.

Au-delà des actions menées, c’est surtout le savoir-être des dirigeants qui sera le garant de leur engagement dans le projet. Transparence, confiance, responsabilité, honnêteté et humilité sont les maîtres-mots d’un leadership inspirant. Pour cela, une communication fluide sera essentielle pour apaiser les peurs et les incertitudes de leur collaborateurs, en proposant une cause ambitieuse et collective à rejoindre. Le soutien du management dans les difficultés ainsi que la célébration des victoires, mêmes petites, seront également des messages forts pour encourager les initiatives des collaborateurs.

Définir une culture d’entreprise propice à l’innovation

Nous l’avons dit, bien que les technologies soient cruciales, la réussite de ce projet dépend principalement de l’élément humain. Parce qu’avant de parler de numérique, nous parlons avant tout de transformation. Faire évoluer une organisation implique d’accompagner l’évolution des fonctions, des compétences et des méthodes de travail. Le rôle de la direction des ressources humaines est essentiel dans cet accompagnement avec, entre autres, la définition des rôles, l’évaluation des compétences et le suivi de leur évolution, le recrutement et la fidélisation des talents.

Dans un contexte changeant, ultra concurrentiel et innovant, la culture d’entreprise est le véritable ciment qui permet d’assurer la cohésion et d’aligner les actions de tous les collaborateurs avec la stratégie de l’organisation. La puissance de cette culture simplifie ainsi les processus complexes en instaurant un climat de confiance, d’autonomie et de prise d’initiatives.

Concrètement, la culture d’entreprise est définie par la raison d’être de l’entreprise, sa mission, ses valeurs et les comportements des collaborateurs qu’elle encourage. La Responsabilité Sociale des Entreprises s’inscrit pleinement dans la définition de cette culture. Ces principes ne doivent pas se limiter à quelques phrases écrites sur un beau poster dans le couloir de l’entreprise ou sur une page de son site internet. Au contraire, cette culture doit être portée par les dirigeants et leurs managers et illustrée au quotidien par des comportements et des actions concrètes. La direction se doit de communiquer et de partager cette vision pour assurer l’adhésion de toute l’organisation.

Les nouvelles générations sont particulièrement sensibles à ces aspects. Aujourd’hui, elles préfèrent souvent un salaire moindre pour un poste qu’elles aiment plutôt qu’une rémunération plus importante dans un cadre de travail ennuyeux.

La définition d’une culture d’entreprise est donc un puissant moyen pour attirer et conserver de nouveaux talents en donnant du sens à leur contribution.

Cette ligne directrice donne ainsi du sens aux actions menées au sein de l’entreprise et crée un environnement propice à l’innovation continue en permettant aux collaborateurs de travailler efficacement ensemble.

Faire émerger l’intelligence collective en favorisant la collaboration

Toute organisation est un ensemble complexe d’individus avec des compétences, des aspirations et des motivations différentes. La nature du management mis en place dans l’entreprise est déterminante pour développer sa valeur ajoutée et tout le potentiel de sa diversité.

Beaucoup de PME considèrent les technologies numériques comme un investissement financier important. Pourtant, de nombreux outils sont accessibles au plus grand nombre. De plus, l’agilité des PME leur permet de favoriser l’esprit d’innovation de leur personnel même avec de simples moyens. Mais comment faire beaucoup avec peu ? Il suffit de donner l’opportunité à chacun d’exposer ses idées, de lancer des initiatives et de proposer des solutions. Ce management collaboratif fait émerger l’intelligence collective en laissant la parole à tous les membres de l’organisation et en les sollicitant sur des points précis en raison de leur expertise.

L’objectif de ce mode de travail est de réduire le cloisonnement pour faciliter la communication et les échanges au sein de l’entreprise. La création de petits groupes de réflexion en mélangeant les différents services et niveaux hiérarchiques permet de confronter les divers points de vue, les expertises et les idées pour améliorer la recherche de solutions, favoriser l’innovation et optimiser les prises de décisions. Ce travail commun devient alors une source de motivation et d’engagement pour les collaborateurs et contribue à l’efficacité des actions menées entre les différents services de l’entreprise : R&D, production, marketing, commercial, RH, administratif, finances/gestion, ….

La collaboration entre les générations est également un enjeu central du management. Alors que les plus jeunes ont grandi avec le numérique, les plus anciens ont une solide expérience et un précieux savoir. Entre les générations X, Y et Z, les visions, les attentes et les modes de fonctionnement ne sont pas les mêmes. Et contrairement aux idées reçues, les jeunes qui maitrisent les réseaux sociaux et les jeux vidéo sur le bout des doigts ne sont pas tous pour autant experts en numérique. A l’inverse, certains seniors possèdent un véritable savoir-faire en la matière et n’ont aucun problème à utiliser de nouveaux outils digitaux. En permettant à chacun d’exprimer son potentiel, l’animation managériale pourra augmenter la performance collective grâce à la complémentarité de toutes ces compétences.

Certains acteurs clés possèdent des qualités indispensables au travail collaboratif (écoute, bienveillance, pédagogie, adaptabilité, agilité, curiosité, empathie, communication…) et doivent être identifiés dès le recrutement. Le rôle des ressources humaines est très important pour détecter les profils qui sont prêts à s’investir au profit d’un collectif et qui sont fortement impliqués.

Dès lors que l’esprit collaboratif est ancré dans l’organisation, les solutions numériques deviennent de puissants outils pour stimuler et faciliter le travail collectif en privilégiant l’interaction. Des réseaux sociaux d’entreprise, aux outils de visio-conférence ou passant par les messageries instantanées, le numérique facilite l’interactivité par le partage des données, l’organisation et le suivi de l’évolution des projets. Encore une fois, l’implication de tous les collaborateurs dans le choix de ces technologies permet de faciliter leur adhésion et de trouver les outils les plus pertinents.

Aussi performant soient-elles, les solutions déployées restent avant tout des moyens pour améliorer le travail des collaborateurs et ne doivent en aucun cas devenir une source de difficultés et de stress. Une formation adaptée et un accompagnement dans la durée sont donc fondamentaux pour faciliter la prise en main et l’utilisation de ces nouveaux outils. Là encore, la fonction des ressources humaines est décisive pour garantir un plan de formation en adéquation avec les besoins de tous. En donnant à chacun les moyens de progresser et de gagner en compétences, de manière continue, l’entreprise ne cesse de se développer et devient alors une organisation apprenante et agile.

Et parce qu’une image vaut mieux que mille mots, voici une petite vidéo inspirante de la société publique belge de transport De Lijn : une publicité qui illustre parfaitement le pouvoir de l’intelligence collective !

Aller à la rencontre de ses clients et construire avec eux

Depuis notre ordinateur, notre smartphone, notre tablette ou encore notre montre, nous sommes toujours plus connectés, interconnectés et exigeants. Nous sommes tous conscients qu’Internet a profondément bouleversé notre quotidien au cours des 25 dernières années. Nous attendons toujours plus de personnalisation, d’interactivité, de réactivité, de transparence et d’authenticité. Les médias et les réseaux sociaux nous donnent aujourd’hui le pouvoir de partager, de commenter, de comparer et de contribuer ainsi activement à la réputation des entreprises. Pourtant, certaines PME ont encore tendance à sous-estimer l’évolution des comportements de leurs clients et de leurs attentes.

Le lancement d’une démarche de cocréation entre l’entreprise et ses clients permet de véritablement comprendre leurs besoins afin d’imaginer avec eux les solutions les plus adaptées pour y répondre. Cette dynamique collaborative s’inscrit dans une volonté d’amélioration continue en étant constamment à l’écoute des avis des clients pour perfectionner ses produits et ses services.

Les questionnaires de satisfaction et les sondages en ligne sont de bons outils pour obtenir rapidement et simplement les retours de ses clients, mais ils peuvent parfois se révéler trop fermés et donc insuffisants. C’est pourquoi certaines entreprises font plutôt le choix de mettre en place une plateforme d’échanges ponctuels ou permanents pour interagir de manière continue avec eux. L’organisation de rencontres physiques (déjeuners, ateliers, tables rondes) ou à distance (vidéo-réunions et webinaires) ne doit pas être négligé. Ces moments privilégiés permettent de créer des relations humaines solides et de tisser un lien de proximité avec sa clientèle.

En impliquant les clients dans les processus de conception de l’entreprise, le marketing collaboratif est un précieux moyen d’améliorer leur expérience, leur satisfaction et leur fidélité et de développer en même temps son image de marque.

S’entourer de partenaires de confiance

La transformation numérique est un voyage qui ne peut se faire seul, l’entreprise doit s’ouvrir à l’extérieur pour innover. Cette vision bouleverse les modèles économiques fermés d’antan qui protégeaient à tout prix les innovations en bloquant l’accès aux résultats des projets dans leur secteur d’activité. Aujourd’hui les choses ont changé, l’objectif est de favoriser et d’encourager le partage.

La compétitivité des PME dépendra de leur capacité à s’ouvrir à des savoirs extérieurs. Que ce soit avec des start-up, des écoles, des experts ou même certains de leurs pairs, développer des collaborations avec des partenaires externes est primordial. Ces esprits créatifs apportent un autre regard et sont une source d’innovation. En créant des relations durables et privilégiées, ces partenariats sont une belle opportunité de partager les expériences, les savoirs et les savoir-faire. Les employeurs devraient également encourager leurs collaborateurs à développer leur réseau pour garder en permanence une ouverture sur le monde extérieur et un esprit critique

Des aides financières et des dispositifs existent aux niveaux national et régional pour encourager ces initiatives de collaboration. Même s’il peut parfois leur sembler difficile de trouver des interlocuteurs de confiance, les PME ne doivent pas hésiter à se faire accompagner dans leur projet de transformation. Bénéficier des retours et des conseils d’experts leur permettra de trouver plus rapidement des solutions à leurs problématiques et d’échanger sur les bonnes pratiques à mettre en place au sein de leur organisation.

Que ce soit en interne ou en externe, la collaboration est la source de l’intelligence collective et de l’innovation. La culture d’entreprise créée par la puissance du collectif et renforcée par l’engagement de la direction rend alors tout changement possible. Cette dynamique d’agilité permet de contrebalancer le manque de ressources des PME et de faire face aux enjeux du monde d’aujourd’hui. Tout cela ne se fait pas en un revers de manche, mais l’implication et l’accompagnement de tous les collaborateurs dès le début et tout au long du projet permet de lever progressivement les différents freins humains et de faciliter le processus de transformation. Les outils technologiques deviennent alors de véritables leviers de compétitivité pour les entreprises.

La transformation numérique n’est pas un long fleuve tranquille, mais en devenant apprenante, agile et innovante, l’organisation sera suffisamment solide pour naviguer dans l’océan du numérique.

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Photo à la une de cet article de fauxels provenant de Pexels

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