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4 raisons d’avoir 4 adresses emails via Outlook ou gmail… bien que le déclin des messageries classiques emails s’accélère…

Avant de me faire invectiver « OK boomer », je souligne que suivant le cadre de nos vies personnelle et professionnelle, on utilise plus ou moins sa messagerie. Et les consommateurs de la messagerie e-mail telle qu’on la connaît depuis 25 ans, se répartissent en trois groupes. Je me défends de les classer par génération, car ce n’est pas une affaire de génération, même si pour partie on peut faire une relation de causalité.

Groupe 1 : ceux qui n’utilisent pas de messagerie email (ou presque)

Le groupe de ceux qui n’utilisent pas les messageries email « classiques », et qui communiquent essentiellement via messagerie instantanée type WhatsApp, Messenger et via réseaux sociaux. Dans ce groupe on trouve surtout la génération de ceux qui sont nés avec un smartphone dans la main, et qui ne sont pas encore dans le monde du travail (monde dans lequel la messagerie email est incontournable)

Source Ofcom 2014 : choc des générations, choc des usages

Groupe 2 : ceux qui n’utilisent que la messagerie classique des emails

Ceux qui n’utilisent que la messagerie « email classique » : la famille des facebookophobes (OK Boomers patentés). Ces personnes ont la particularité d’utiliser l’email à l’identique d’un courrier papier qu’ils ont simplement dématérialisé. Et ils sont atteint d’un mal terrible : garder une trace de toutes leurs correspondances… Ces gens-là sont aussi addicts du syndrome « répondre à tous » par email où on finit par ne plus comprendre « les échanges ». Ces personnes n’ont pas compris la loi de Brooks ou ne la connaissent tout simplement pas…

Groupe 3 : les utilisateurs éclectiques : email, messagerie instantanée et réseaux sociaux

La majorité des personnes en situation de travail qui utilisent tant l’email, que les messageries instantanées, que les réseaux sociaux. Pour ces personnes il n’y a quasiment plus de frontière entre vie privée et vie pro, tout du moins pour leur communication. Ce qui n’est pas sans poser quelques problèmes pour ceux qui sont dans des domaines sensibles cf. confidentialité de l’information.

Vous l’avez compris : cet article est plus particulièrement destiné à ces utilisateurs.

Pourquoi se préoccuper de cette mécanique de gestion de messagerie, notamment avec Outlook et gmail, alors que l’email est indéniablement sur le déclin.

Pourquoi l’email décline

Cette organisation de sa correspondance email nécessite impérativement de bien cloisonner ces 4 espaces, sans quoi vous perdez le bénéfice de ce modèle d’organisation. Personnellement j’utilise ce modèle depuis une vingtaine d’année avec Outlook et je vous confirme qu’il a largement fait ses preuves.

Mais, depuis approximativement 5 ans, le volume de mes échanges emails diminue inexorablement au fil du temps, pour 3 raisons :

  • pour 90% de ma correspondance business j’utilise LinkedIn-mail (de personne à personne ou par groupes-conversations), qui est l’outil collaboratif idéal pour les freelances du b2b. Je suis d’ailleurs étonné que LinkedIn n’ait pas encore développé de plateforme collaborative… Mais LinkedIn c’est Microsoft, et Microsoft c’est Teams pour le collaboratif. Voilà un sujet à surveiller pour Philippe Cahen
  • la messagerie instantanée WhatsApp, tant à titre pro que perso. Aujourd’hui, WhatsApp représente quasiment 98% de ma correspondance perso,
  • Twitter pour ma veille, qui tend à remplacer mes abonnements newsletters.

Alors me direz-vous pourquoi se compliquer la vie avec ses adresses emails ?

Tout simplement parce que l’email est encore largement utilisé dans le monde professionnel. Mais les plateformes collaboratives types Jamespot, G suite, Slack, Teams, Trello, Workplace, ont passé le cap de la confidentialité : le tsunami des « JGSTTW » arrive !

Mais je peux vous affirmer qu’il y a encore du boulot pour démocratiser leurs usages dans les entreprises, car au-delà des choix techniques ce sont de nouvelles façons de travailler : l’intérêt du collectif au détriment des individualités… Cette évolution est loin d’être évidente en France, pays de l’individualisme, mais elle est inéluctable !

Outlook et Gmail sont beaucoup plus que des outils de messagerie

Outlook, comme gmail, intègre 3 fonctions qui sont très importantes : annuaire contacts, calendrier et gestion des tâches. Même si l’usage des « messageries individuelles » se réduit, ces 3 outils resteront indispensables, tant dans nos vies personnelles que professionnelles. La meilleure preuve : ce sont aussi les 3 apps que nous sommes une majorité à utiliser sur nos smartphones.

Fonction majeure d’Outlook : la gestion du temps

Ce n’est pas nouveau, la gestion du temps est au cœur de notre efficacité. Et cette fonction est particulièrement riche dans Outlook. Pour moi, c’est même la fonction essentielle qui fait d’Outlook la pièce maitresse de mon organisation :

  • calendrier (rendez-vous, événements, vie perso)
  • gestion des rappels (contacts, suivi email)
  • gestion des tâches
  • suivi d’affaires

Ces 4 fonctions sont gérées par 3 tableaux de bord, dont un qui permet de gérer son temps par importance et par catégories. En clair, la gestion du temps Outlook est le cœur de mon efficacité.

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Vous n’êtes pas convaincu ? Lisez mon article Outlook gestion du temps : cette chose gratuite qui nous coute si cher

Les 4 raisons d’avoir 4 adresses emails

email raison #1 adresse email personnelle

Elle est réservée strictement à ses contacts persos famille et amis (personnellement WhatsApp, aujourd’hui, représente 98% de mes échanges perso)

email raison #2 adresse email professionnelle

Elle est fournie par votre employeur, ou par le prestataire de son choix pour les professions libérales. Les 2 opérateurs les plus utilisés sont Google (gmail) et Microsoft Outlook Office 365, ils ont tous les 2 l’avantage de pouvoir concaténer différentes adresses emails « tout en un » (détail de cette fonction dans ce chapitre). Accessoirement, ces 2 deux opérateurs proposent 3 outils liés à la messagerie : calendrier, contacts et tâches.

Email raison #3 adresse email abonnements newsletters, achats en ligne et autres billetterie

Comme son titre l’indique, elle ne sert que pour vos abonnements aux lettres d’information et tous les services potentiellement émetteurs d’emails indésirables : achats en ligne et billetterie de toutes natures.

Email raison #4 adresse email abonnements réseaux sociaux

Quels que soient les réseaux sociaux que vous utilisiez, pour les majors : Facebook, Instagram, LinkedIn, Periscope, Twitter, on est obligé d’avoir une adresse email pour créer ses comptes réseaux sociaux (c’est essentiellement pour cette raison que les moins de 25 ans ont une adresse email). La raison pour laquelle il faut un email dédié à cet usage est que ces fameux réseaux sociaux vous bombardent de notifications tant sur les apps de vos smartphones, que par email. Donc pour ne pas être inutilement saturé de ces emails de notifications de ces voleurs de temps de cerveau disponible… il vous faut un email dédié que vous ne consulterez jamais, en dehors des raisons techniques liées à la gestion de vos abonnements de vos réseaux sociaux.

L’exception est votre compte Youtube qui est lié à votre compte gmail.

Concaténation des flux de ces 4 adresses emails avec Outlook

Le client Outlook (sur votre poste de travail bureau) permet de gérer simultanément plusieurs adresses emails et de différents opérateurs de messageries (O365, gmail, Orange, free, etc…).

Pour les salariés, si l’informatique de votre employeur est bien conçue, vous ne pouvez pas modifier les paramètres de votre messagerie Outlook et, à fortiori, ajouter des adresses emails perso.

Pour ceux qui sont leur propre DSI, vous avez la maîtrise pour paramétrer vos emails avec Outlook afin de gérer vos principales adresses emails via une même fenêtre 😉

Précision pratique, la majorité des utilisateurs Outlook sont en environnement Microsoft Office 365. C’est donc votre adresse email professionnelle qui sera sous Office 365 (en mode IMAP). Je vous recommande de mettre les autres en mode POP/SMTP pour que tous vos emails entrants/sortants soient gérés dans même dossier Outlook, ce qui vous facilitera l’exploitation de vos emails. Alors que si vous configurez chaque email en mode IMAP, chacune de vos adresses aura un dossier Outlook spécifique.

Utilisations de ces différentes adresses emails avec votre smartphone

Autant je recommande de concaténer les différents flux des 3 premiers emails décrits précédemment (i.e. : perso, pro et newsletter), sur son Outlook, autant ce n’est pas nécessaire avec votre smartphone.

Cas particulier gmail… qui n’est pas si particulier 😉

C’est quasiment incontournable d’avoir un compte gmail, tout simplement parce que c’est le passage obligé pour accéder aux services « gratuits » de Google, typiquement YouTube, Google Calendar, Google Photos, et. Pour ceux qui produisent des vidéos pros et persos, je vous recommande d’avoir deux chaines YouTube : une perso et une pro, donc deux adresses gmail, car vous n’aurez tout simplement pas les mêmes publics pour chacune de vos deux chaines (je fais volontairement abstraction de la possibilité de créer plusieurs chaines YouTube avec un même compte gmail).

Passer à la pratique avec Outlook ou Google

Pour paramétrer votre Outlook, si vous êtes geek : rendez-vous directement sur le portail aide en ligne Microsoft Outlook (idem pour les gmailophiles)

Si vous n’êtes pas geek, faites simplement appel à un prestataire informatique ou à un ami qui maîtrise le sujet. Si vous n’en connaissez pas, faite une recherche sur LinkedIn, ce qui vous permettra de trouver un prestataire lié à votre réseau, indispensable pour que vous puissiez vous assurer des qualités du/des prestataires que vous pourriez trouver…

Pour vous faciliter la recherche LinkedIn d’un prestataire Outlook Office 365 : cliquez ce lien et ajouter votre « Lieux » de résidence pour trouver un prestataire dans votre région/agglomération.

Contactez-moi, si vous souhaitez que je vous mette en relation avec un confrère ou une consœur de qualité experts techniques Microsoft Office 365 ou Google suite.

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Mes sources de veille pour cet article

Hyperconnexion et overdose d’emails (30 mars 2016)

Outil de travail collaboratif : L’entreprise joue collectif grâce au numérique (date inconnue)

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