trucs & astuces : formation Outlook efficaciTIC

formation Outlook : planifier la suppression d’emails

Les programmes de formation Outlook abordent rarement la kyrielle de petites fonctionnalités qui peuvent faciliter la vie.

En l’occurrence, celle-ci consiste à planifier la suppression  des emails – relativement nombreux – qui ont une date d’obsolescence implicitement annoncée. Vous savez bien : ceux qui passé une certaine date n’ont plus de raison d’être conservés… ceux qui concernent un évènement, une invitation et qui, passé la date du dit évènement ou de l’invitation, n’ont plus aucune utilité !

Pour gérer cette fonction, il faut d’abord activer le paramètre « supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) » dans les paramètres d’Archivage automatique

paramétrage Outlook de l'option archivage

trucs_et_astuces_formation_Outlook_indicateurPour chaque email dont vous souhaitez planifier la suppression, dans la fenêtre de l’email concerné (onglet message) : cliquez sur la discrète petite flèche située en bas à droite du groupe Indicateurs,

 

à la suite de quoi la fenêtre « Propriétés » s’ouvre et vous n’avez plus qu’à valider la case à cocher « Expire après : » en indiquant la date cible (l’heure étant un détail)

Quand vous fermerez l’email, Outlook vous proposera de valider la modification avec la fenêtre-message « Voulez-vous enregistrer les modifications apportées à ce message ? »

Les emails ainsi paramétrés seront automatiquement supprimés, après la date indiquée, par la fonction « Archivage automatique » (dans le cas présent cf. 1ère figure, le paramètre de suppression est « Archiver automatiquement tous les 14 jours« ).

Cette fonction est utile dans 3 cas ou pour 3 raisons

  1. rien ne sert de conserver un email dont la date d’obsolescence est connue, sachant qu’on ne pensera pas à le supprimer manuellement après la date d’obsolescence… alors autant le planifier à la première lecture 😉
  2. très utile pour supprimer les emails qui en plus (de la date d’obsolescence) ont une PJ de taille importante (documents, pdf, photos)
  3. pour les personnes qui sont en environnement serveur de messagerie Exchange et autres SBS (Small Business Server), les boîtes email utilisateurs (cf. fichiers .ost) sont limitées par l’administrateur à une certaine capacité généralement inférieure à 1 Go. Outlook ne manque pas de rappeler régulièrement à ces utilisateurs de faire du nettoyage dans leur messagerie…

A vous de jouer 🙂

7 commentaires : “formation Outlook : planifier la suppression d’emails”

  1. formation Outlook : planifier la suppression d'...

    29 juin 2013

    […] fiche pratique Outlook pour apprendre à planifier la suppression de certains emails assujettis à une date d'obsolescence  […]

  2. Michel Paillard

    23 septembre 2013

    Permettez-moi de vous corriger, respectueusement bien sûr :
    Les programmes de formation Outlook abordent rarement la quirielle de petites fonctionnalités… kyrielle
    Ces articles peuvent également vous interresser… intéresser

  3. Jean-Philippe Déranlot

    23 septembre 2013

    Merci Michel. J’apprécie votre lecture attentive de ce billet.
    L’honneur est sauf… vous n’avez pas corrigé le fond de mon article 😉

  4. Ornella

    4 décembre 2017

    Bonjour,

    Merci d’abord pour ce tuto car il m’a été très utile et j’ai utilisé cette option pendant des années.

    Je viens toutefois de passer sur Outlook 2016 et impossible de retrouver comment définir la date d’expiration.
    J’ai bien activé le paramètre « supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) » dans les paramètres d’Archivage automatique. Mais après il n’y a aucune petite flèche qui apparaît dans l’onglet « Indicateurs », même après redémarrage d’Outlook :/

    Sauriez vous comment utiliser ceci dans Outlook 2016 ?

    Merci d’avance pour votre réponse !

  5. Jean-Philippe Déranlot

    4 décembre 2017

    Bonjour Ornella,

    La façon de faire cette manipulation sur Outlook 2016 est strictement identique à ce que je décris dans cet article.

    Le plus simple est que vous m’appeliez pour que je puisse vous guider.

    Bien à vous, Jean-Philippe

  6. juin joel

    6 décembre 2017

    bonjour,
    Si j’ai tout compris, il s’agit de selectionner UN à UN les emails dont on veut la suppression future, et à chaque fois « petite fleche discrete (prononcer « pas facile a attraper)puis selectionner proprietes, puis selectionner une date (an puis moispuis jour…)ce qui rend une solution manuelle beaucoup plus efficace ( tri par date, ou filtre date, selection multiple, delete). Le top serait une regle { messages contenant »xx »agés de plus de « jours », action ( delete/move…)le critere « agé de plus de x jours » existe en natif sur les filtres thunderbird, et je suis ahuri… de ne pas le trouvé sur outlook.

  7. Jean-Philippe Déranlot

    7 décembre 2017

    Bonjour Joël,

    Il ne s’agit pas de procéder en sélectionnant les emails un à un, mais c’est au moment où on lit un email, et suivant ses critères, que l’on va programmer sa suppression.
    Exemple : vous recevez un email d’invitation à un événement qui a lieu du 15 au 18 avril 2018. Cet email sera obsolète à compter du 19 avril 2018*, avec la fonction décrite dans mon article, Outlook vous permet de planifier la suppression d’email. Il est clair que passer en revu tous ces emails pour en supprimer certains, cette fonction de planification de la suppression n’a pas d’intérêt.

    * il est entendu que le 19 avril 2018, vous n’aurez plus en mémoire le fait qu’il vous faille supprimer cet email !

    C’est en activant la fonction d’archivage que seront supprimés les emails dont vous avez programmé la suppression. Précision : ne seront supprimer que les emails sont la date de suppression est < ou = à la date à laquelle se fera cette opération de suppression via la fonction archivage.
    Outlook offre aussi une fonction d’affichage de vos emails sur des critères prédéfinis (cf. dossier de Recherche, équivalent aux filtres Thunderbird) à partir duquel vous pouvez configurer un dossier « suppression programmée », avec les critères idoines pour afficher tous les emails (et seulement eux) dont vous avez programmé la suppression. Vous pouvez même faire une sélection multicritère en ajoutant le critère « date d’expiration < ou = aujourd’hui ».

    A vous de jouer 😉

    PS : autant cette fonction a un intérêt pour les utilisateurs qui sont en environnement « Microsoft Exchange », et dont la taille de la boite email est limitée par leur administrateur (fréquemment à 500 Ko). Autant pour ceux – de + en + nombreux – qui sont en environnement O365, la programmation de suppression d’emails n’a plus d’intérêt vu que la capacité d’une boite emails Outlook O365 est de 50 GO !

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