enjeux de la formation Outlook

J’ai constaté depuis longtemps que deux outils informatiques majeurs ne font que trop rarement l’objet d’une formation systématique, car on (l’employeur) considère que tout le monde (les employés) est capable de s’en servir au même titre que le stylo : la messagerie et le navigateur Internet.

J’ai aussi vu une majorité d’entreprises (+ de 50%, y compris de grandes entreprises) qui, lorsqu’elles déploient un outil comme la messagerie Outlook, n’octroient que 2 ou 4 heures de formation aux utilisateurs !

Quand nous n’avons pas vécu directement de cuisants échecs de mise en place de nouveaux outils informatiques, nous connaissons des personnes qui y ont été confrontées. Même les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprises (1)), la dernière star 2.0 du numérique, ne manquent pas de flops …

Comme le rappelle Michel Volle (2) dans sa préface du livre « Expression des besoins pour le SI, guide d’élaboration du cahier des charges » (3), d’après le Standish Group (4) les projets informatiques connaissent un taux d’échec qui ne saurait être toléré dans aucun autre domaine de l’ingénierie : 25% des projets échouent, 50% aboutissent avec un délai et un coût très supérieurs à la prévision, 25% seulement sont convenablement réussis !

Le stress dû aux « TIC » est un sujet d’actualité dans un nombre important d’entreprises. Et la messagerie est, de loin, sur la plus haute marche du podium des outils incriminés. Je le mesure simplement au nombre de missions « risques psycho sociaux liés à la messagerie » pour lesquels je suis consulté.

Enfin, bien qu’il date de décembre 2005, je vous invite à lire un article toujours d’actualité : les Français sont nuls en informatique (5), qui, s’appuyant sur une étude du PCIE (Passeport de Compétences Informatique Européen) « valorise » – en moyenne – la méconnaissance des outils bureautiques courants à 8500 € par an / par salarié !!

Outlook 2010, ou les versions antérieures, est l’outil majeur des cadres, assistantes, managers et professions libérales. Trop souvent, on considère la messagerie comme la pièce maîtresse de cette application, alors que les 3 autres : annuaires contacts, calendrier et gestionnaire de tâches sont importants. Mais la grande qualité d’Outlook, est que ces 4 outils sont liés et inter-opèrent. Lorsque l’on maîtrise bien la richesse fonctionnelle issue de cette interopérabilité : notre efficacité est décuplée sur 4 volets :

  • Gestion de l’information
  • Gestion du temps (le calendrier n’est que la partie visible de cet iceberg)
  • Travail collaboratif
  • Utilisation optimale de son carnet d’adresses Outlook
    (la clef de voute du business… trop souvent négligée)

Accessoirement : bien maîtriser Outlook, c’est ne plus subir le stress de la messagerie.

Par analogie, le délit d’initié dans la finance ne consiste-t-il pas à avoir connaissance d’une information avant les autres ? Avec Outlook il en est de même : la maitrise efficace de l’information vous permettra d’avoir un avantage concurrentiel déterminant.

Pour aller plus loin, voir nos formations Outlook  :

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  1. à ne pas confondre avec la RSE : responsabilité sociétale des entreprises
  2. Michel Volle, consultant, économiste et docteur en histoire économique, auteur du rapport de l’Institut Montaigne « le défi numérique » (mai 2011)
  3. The Standish Group is based in Boston, Massachusetts and is the Information Technology leader in project and value performance
  4. Par Yves Constantinidis, éditions Eyrolles, octobre 2010, 245 pages
  5. Publié par la défunte revue VNUnet.fr, le 16 décembre 2005
    (copie de l’article, pdf 1 page)

 

3 commentaires : “enjeux de la formation Outlook”

  1. Michel

    18 mars 2012

    Merci pour vos précieux conseils !
    Amicalement vôtre,
    Michel SILVA
    http://www.silcom.fr

  2. Sophie

    3 mai 2012

    Cette analyse est très pertinente, les chiffres que vous citez parlent d’eux-mêmes… et le pire, c’est que 70% des managers déclarent souffrir du poids de leur messagerie, ils ont beaucoup trop d’e-mails, se retrouvent submergés, n’arrivent pas à tous les traiter et leur messagerie devient un véritable cauchemar ! Je ne compte plus le nombre de mes clients dans cette situation…
    Alors que des solutions de gestion et d’organisation de ses e-mails (et donc de ses méthodes de travail) existent et permettent de faire de la messagerie Outlook un réel outil pour organiser son temps.

    En complément de votre approche, je vous invite à consulter notre billet « Terminez votre journée avec une boîte aux lettres vides », qui s’inscrit dans la continuité de votre réflexion. (http://www.ems-conseil.com/terminez-votre-journe-avec-une-bote-aux-lettres-vide.html)

  3. Merci Sophie.

    Je vous confirme qu’un nombre important de cadres et managers – toutes tailles d’entreprises confondues – sont de plus en plus fréquemment victime de l’infobésité. Et dans mes missions de gestion des risques psychosociaux que j’accomplis (cf. stress lié à la messagerie), je constate que ces personnes sont inféodées à la messagerie… et quand leur messagerie à un disfonctionnement c’est comme si on leur coupait l’oxygène. Ils sont à la fois victime et addicte de leur messagerie : regardez simplement combien interrompent leur tâche à l’arrivée du moindre email…

    L’enjeu est (fréquemment) de leur réapprendre à gérer leur communication globale (pas seulement la messagerie) pour qu’ils reprennent le contrôle d’eux même.

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