téléphoner avec Microsoft Outlook

Téléphoner avec Microsoft Outlook

L’application professionnelle de messagerie Microsoft Outlook 2010 (1), est utilisée par une majorité d’entreprises de toutes tailles et professions libérales.

Un nombre significatif d’utilisateurs ne consomment que la fonction messagerie d’Outlook, alors que c’est le couteau Suisse du business  : gestion de la messagerie, des contacts, du calendrier et des tâches, voire fonctions collaboratives à commencer par le partage de calendriers. Depuis la version Outlook 2003, il existe aussi une extension CRM (i.e. : gestion de la relation client) sous le nom d’Outlook Gestionnaire de Contacts Professionnels (ou Outlook Business Contacts Manager).

Outlook Permet aussi de gérer ses communications téléphoniques, car il intègre la fonction de numérotation téléphonique qui permet de composer simplement les numéros de téléphone de vos contacts (à partir des fiches contacts).

téléphoner à parir d'une fiche contact Outlook

Téléphoner à partir d’une fiche contact Outlook (cliquer sur l’image pour l’agrandir)

Tandis qu’un indépendant aura plus intérêt à utiliser une solution de téléphonie logiciel s’appuyant sur son boitier ASDL ou bien du type de celle proposée par OVH, une entreprise plus importante, en fonction de son organisation, pourra s’intéresser aux solutions intégrant un IPBX à un serveur Microsoft Exchange.

Pour l’entreprise les solutions sont nombreuses et la majorité des offres intègres la VoIP / ToIP avec des combinés qui peuvent interagir avec le système informatique de l’entreprise. Le développement du couplage téléphonie-informatique (CTI) permet des usages qui vous font gagner du temps avec, par exemple, l’identification de l’appelant et/ou l’affichage des informations intégrées dans le logiciel CRM (i.e. : gestion de la relation client). Cette technologie permet également de ne pas avoir à reprogrammer les combinés lors des changements de bureaux.

Pour les professions libérales et les TPE qui utilisent Outlook en mode individuel (i.e. : sans serveur de messagerie Exchange) il existe plusieurs solutions.

Solution 1 : (pour les postes individuels exclusivement) brancher sa ligne téléphonique sur son poste téléphonique et sur la prise modem de son PC. Ainsi, vous composerez directement le n° de téléphone de vos contacts en cliquant sur l’icône téléphone des fiches contacts. Condition requise : avec une carte modem dans son PC.

Solution 2 : utiliser la technologie dite Voix sur IP (VoIP) ou Téléphonie sur IP (ToIP), en installant un logiciel de téléphonie tel que X-Lite, Gizmo ou Ekiga, dans la mesure ou votre fournisseurs d’accès vous autorise à utiliser le protocole SIP. (Session Initiation Protocol). Il existe aussi des combinés que l’on peut connecter à son micro-ordinateur via une prise USB et qui gère le protocole SIP.

Solution 3 : utilisation de Skype, qui vous permet d’appeler des personnes utilisant Skype ou directement des n° de téléphone fixes ou mobiles moyennant l’achat de crédit. Sachant que Microsoft a racheté Skype en mai 2011 pour 8,5 milliards de dollars, ce n’est pas pour jouer aux osselets… on devrait rapidement voir une intégration de Skype dans Outlook (affaire à suivre avec l’intégration de Skype dans Outlook 2013 et/ou Office 365).

Solution 4 : (pour les TPE) s’appuyer sur l’offre d’opérateurs comme OVH qui ont une solution de téléphonie complète qui permet de disposer d’une à plusieurs lignes, de louer les téléphones et de disposer éventuellement d’un standard complet type IPBX  (i.e. : central téléphonique virtuel sur Internet).

Le basculement, opéré depuis quelques années, de la téléphonie analogique vers la téléphonie numérique permet de nouveaux usages qui font gagner du temps (et, pour mémoire, le temps c’est de l’argent). La prochaine étape (la convergence ), qui commence à être déployer, sera l’unification des outils de communications : e-mail, messagerie instantanée, téléphonie et vidéo. Et pour ça, Outlook tend à devenir l’outil de référence.

Article co-rédigé par Frédéric Libaud  & Jean-Philippe Déranlot

(1) et versions antérieures Outlook 2003 Outlook 2007, à ne pas confondre avec le logiciel grand public « Outlook Express » qui était fourni en standard avec Windows XP et les éditions antérieures Windows.

4 commentaires : “Téléphoner avec Microsoft Outlook”

  1. Jacques Setton

    4 décembre 2012

    On peut noter qu’il existe aussi une 5e solution : utiliser l’offre ‘Lync Server’ de Microsoft, installée sur site client ou dans un Cloud Privé / Hybride. Lync est intégré dans Outlook, SharePoint, OneNote et d’autres applications de Microsoft Office ce qui permet aux utilisateurs de ne pas quitter l’application sur laquelle ils travaillent lorsqu’ils ont besoin de contacter d’autres personnes…

    A ce sujet voir le page produit sur Microsoft Lync 2013 :
    http://www.microsoft.com/france/serveur-cloud/lync/lync-2013.aspx

    Cordialement,
    Jacques Setton

  2. ange angeli

    4 juin 2015

    je ne plus recevoir des Email il me dise que mon adresse est fausse et que mon mot de passe

  3. Santé nature innovation

    29 août 2015

    J’avoue avoir eu beaucoup de plaisir à vous lire

  4. Josette JOUENNE

    12 décembre 2015

    A la suite d’avoir donné mon ordi en réparation, je ne peux plus rentrer dans ma boite à lettre outlook 2007
    Car je ne me rappelle plus quel code j’avais mis en 2007
    J’aime beaucoup ce site, plus facile pour moi, qui suis âgée, que l’autre boite qu’on a en créant une boite mai par notre serveur…

    Merci de me répondre pour chargé un mot de passe..

    Jouenne Jossette

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