Numérisation et dématérialisation des documents
Dans différents colloques et séminaires, j’ai entendu à de multiples reprises, que la France est fâchée avec le numérique.
Et à ce sujet il y un consensus : nous n’avons pas de complexes à faire sur le plan des équipements : nos infrastructures télécom sont parmi les plus performantes et les plus attractives ; les entreprises et les administrations sont globalement bien, voire très bien équipées.
Le problème est en fait du côté des usages : nous ne savons pas bien nous servir des outils informatique. Pour être précis, nous n’exploitons pas pleinement les qualités des outils informatiques. Nous sommes même, pour certains usages, réfractaires au changement … j’en veux pour preuve le fait que la télécopie soit encore un moyen de communication privilégiée par bon nombre d’entreprises et d’établissements publics. Je ne comprends toujours pas pourquoi les entreprises ont un fax et en font la promo sur leur carte de visite… alors que l’on devrait indiquer son identité Facebook, LinkedIn, Viadeo et autres Twitter. Pour la petite histoire, en Argentine, les entreprises demandent à leurs salariés d’avoir un compte sur LinkedIn !
Vous allez me dire : mais quel lien y a -t-il entre la dématérialisation et la télécopie ? Et bien tout simplement, il est plus efficace d’échanger un document papier en le numérisant plutôt qu’en l’envoyant par télécopie. Mais l’intérêt de la dématérialisation ne s’arrête pas là. Retenez que l’enjeu majeur est de gagner en productivité.
Pour vous en convaincre, j’ai interviewé Marc Wolff (AEROW) (1), expert de la numérisation documentaire, en lui posant 8 questions :
- En quoi consiste la dématérialisation documentaire ?
- La dématérialisation, ou numérisation, des documents est-elle compliquée ?
- Quid de la valeur juridique des documents numérisés ?
- Peut-on se contenter de ne dématérialiser qu’une partie des documents ?
- La numérisation des documents est-elle confrontée à de la réticence au changement ?
- La numérisation est-elle compatible avec l’externalisation du stockage des documents ? (i.e. : Cloud Computing)
- Etat de l’art de la dématérialisation en France ?
- La dématérialisation peut-elle accélérer et faciliter la décarbonisation ?
Depuis quelques années déjà, nous sommes entrés dans l’aire de la dématérialisation (lire le billet « Le saviez-vous sur la dématérialisation ? » que j’avais écris en mai 2009 sur le blog « RH conseil PME », de ma comparse Nathalie OLIVIER).
Je suis tellement convaincu des intérêts de la dématérialisation documentaire, qu’à titre privé je numérise tous les documents administratifs de la famille (papiers d’identité, cartes grises, etc…), car il s’avère que nous avons besoin tôt ou tard d’une version pdf de ces documents. A tel point que j’utilise plus fréquemment le scanner que l’imprimante.
Et c’est encore plus vrai pour l’entreprise : on gagne vraiment en productivité par le simple fait qu’avec le moteur de recherche de votre PC ou de votre serveur vous mettez 5 secondes pour trouver n’importe quel document… Combien de temps mettez-vous pour retrouver un document dans une armoire, voire dans vos archives ??
Je vous vois venir : mais la numérisation c’est chronophage ! Que nenni, passer un document dans un scanner de base et l’archiver ne prend que 5 secondes. Et une grosse majorité des documents reçus n’ont pas besoin d’être conservés au format papier, vous gagnerez de la place (pour prendre conscience de cet intérêt, calculez quelle est la part de vos charges locatives directes et indirectes associés à la surface du mobilier de rangement de vos papiers…)
Il y même des scanners spécifiques, comme ceux qui convertissent les 200 cartes de visite de votre dernier salon en fiches contacts dans Outlook ou votre CRM.
Elle est pas belle la vie avec un scanner ?
Illustration Jean-Michel Ucciani : www.ucciani-dessins.com
7 novembre 2012
Bonjour à tous,
J’adhère complètement avec tous les arguments développés dans l’interview. Pour ma part,je numérise systématiquement tous mes documents et courriers entrant depuis plus de 2 ans, selon un marquage chronologique sans classement et un nommage fichier structuré et caractéristique. Quel confort pour ensuite retrouver très facilement tout type de document en moins de 3 secondes de partout.
7 novembre 2012
Merci Anthony pour ton témoignage. Je constate que ton PC est plus performant que le mien : 3 secondes contre 5 pour trouver n’importe quel document… ton PC est au moins un quad core 😉
18 novembre 2012
Bonjour Jean-Philippe
Pour ma part cela fait déjà une quinzaine d’année que je numérise mes principaux documents.
J’ai investi voici environ un an dans un numériseur Epson GT-S85 qui a l’avantage d’avoir d’excellentes performances en vitesse de numérisation, le recto-verso en une seule passe, la gestion de formats multiples et une excellente qualité.
Lorsque j’ai besoin de numérisation à plat lorsque cela s’avère préférable (bien que l’on puisse tout numériser avec l’EPSON) j’utilise une imprimante multi-fonctions HP.
Pour l’utilisation des numériseurs il faut bien entendu prendre garde à bien régler les paramètres de numérisation pour ne pas se retrouver avec des fichiers volumineux (important notamment pour la réponse électronique aux marchés publics ou pour simplement limiter les volumes de stockage).
Cordialement,
Frédéric MAKOWSKI
25 novembre 2013
La numérisation, la dématérialisation de fonds documentaires sont de plus en plus utile depuis la mise en place du GED (Gestion Electronique de Document).
8 septembre 2014
[…] Marc Wolff (AEROW) est un expert de la numérisation qui nous explique en quoi la dématérialisation documentaire est un enjeu pour toutes les entreprises. […]
2 juin 2016
Article très convainquant ! En effet, j’ai plus tendance depuis quelques années à numériser mes documents afin d’être sûr de pouvoir les retrouver plus facilement et l’envoi est plus rapide et économique.