Outlook 2016 - extension GCP ?

Quid avenir de l’extension Outlook gestionnaire de contacts professionnels (business contact manager) ?

Outlook Gestionnaire de contacts professionnels (GCP) ou Business Contact Manager (BCM) en anglais, est une extension d’Outlook disponible depuis la version Outlook 2003. C’est un CRM (1) destiné à  gérer efficacement l’e volet commercial de l’activité des TPE/PME.

Cette extension Outlook a évolué « au fil du temps Outlook » et de ses différentes versions : Outlook 2007, Outlook 2010 et Outlook 2013.

Outlook vs Excel vs gestion commerciale

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Paradoxalement, Outlook Gestionnaire de contacts professionnels n’a jamais été tête d’affiche pour Microsoft France. Je n’ai pas eu de retours officiels à ce sujet (i.e. : de Microsoft), alors je me contente de suppositions :

  • La première est que Microsoft France se concentre sur les grands comptes : vendre plusieurs milliers de licences Office et outils d’administration aux entreprises du CAC40 est plus juteux et rentable que d’adresser les 3,1 millions des TPE (99,8% des entreprises françaises) qui ne pèsent que 36% du CA global des entreprises et qui ne représentent « que » 49% des salariés (2)
  • La deuxième est que les enjeux CRM de Microsoft sont aussi sur les grands comptes avec Microsoft Dynamics face à SalesForce. A titre d’exemple, quand le groupe Schneider a choisi SalesForce à l’échelle mondiale dans le cadre de la refonte de sa stratégie commerciale « one face to the customer » (3), la pilule a dû être amère chez Microsoft. Et le combat de ces 2 géants promet d’être une histoire à rebondissements au regard du rachat de Linkedin par Microsoft pour 26,2 milliards de dollars… une bagatelle ! (4)

En synthèse, vous comprendrez qu’en application de la loi de Pareto, on ne peut pas reprocher à Microsoft de consacrer 20% d’énergie pour adresser 80% du marché (et confier les 20% du marché restant aux revendeurs et intégrateurs…)

Voilà probablement les raisons qui ont poussé Microsoft à abandonner l’extension « Outlook Gestionnaire de Contacts professionnels » avec la dernière version Outlook 2016.

Page d’information ambigüe de ce message d’erreur de Microsoft « Nous vous conseillons de patienter avant d’installer Office 2016 » : le Gestionnaire de contacts professionnels ne fonctionnera plus. Le mot « patienter » pourrait nous faire croire qu’une version Outlook GCP serait prochainement disponible ?

Alors pour les fans d’ « Outlook GCP », il faudra marquer le pas avec Outlook 2013 ou versions antérieures ; à moins que vous changiez de cheval avec une autre solution comme Inès CRM (5).

Mais Microsoft nous réserverait-il une bonne nouvelle à propos d’Outlook GCP ?

Microsoft développerait une nouvelle version CRM qui prendrait en compte certaines fonctions « Outlook BCM » (pour faciliter la migration ?). Cette application serait en version pre-release accessible seulement sur invitation (7). Si vous êtes candidats complétez ce questionnaire

We’re currently working on a new feature that may incorporate some features from Business Contact Manager. We’d love to get your feedback. If you’re interested in getting a chance to try it first, please fill out this survey!

Note that : this new application currently only works for Office 365 for Business subscriptions that include both the Office applications and Exchange Online (like Office 365 Business Premium and Office 365 Enterprise E3 or E5).

Partage d’expérience gestion commerciale avec Outlook

Fût un temps, j’avais personnellement utilisé Outlook GCP, et bien que j’ai adoré techniquement cette version, je me suis résolu à l’abandonner pour 3 raisons :

  1. étant en profession libérale, sans salarié, je ne suis pas confronté au partage de données entre plusieurs utilisateurs ;
  2. dans un souci d’efficacité : l’utilisation d’un outil sophistiqué (Outlook GCP ou autre CRM), pour le consultant formateur indépendant (CFI) que je suis, c’est avérée contreproductive ;
  3. Outlook GCP ne fonctionne pas en environnement Office 365.

Alors je suis simplement revenu à Outlook de base (aujourd’hui j’utilise Outlook 2016 en environnement Office 365) qui est parfait en qualité de « CRM unipersonnel ». Car, toujours Pareto : certes je n’atteins pas la perfection (100%) mais avec 20% d’énergie je traite 80% de la gestion commerciale de mon activité, notamment :

  • prises de notes affaires,
  • suivi de projets,
  • rappels clients,
  • qualification contacts (cf. segmentation et ciblage multicritères de mes campagnes emailing),
  • gestion du temps, planning production,
  • synchronisation de mes informations commerciales avec mon iPhone.

Toutes ses fonctions sont intégrées dans un seul outil : typiquement je retrouve tous les emails d’un contact à partir de sa fiche contact. La fonction commerciale majeure que ne fait pas « Outlook de base » par rapport à Outlook GCP/BCM est la gestion de mon portefeuille d’affaires que je me suis résolu à faire avec un simple tableau Excel (6).

Notez qu’ « Outlook de base » ne s’avère plus une solution de gestion commerciale « simple et efficace » à partir du moment où on doit travailler à 2 (ou plus) sur un outil de gestion commerciale. Et c’est là qu’une solution CRM devient utile, voire indispensable, quand on veut gérer, à plusieurs, une base contacts et un tableau de bord business global de son activité commerciale.

PI, voici les principales fonctions du Gestionnaire de contacts professionnels Outlook

  • Créer des enregistrements « Contact professionnel » distincts des contacts d’Outlook classique.
  • Outlook GCP

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    Créer des enregistrements « compte » pour vos clients et prospects et lier vos « contacts professionnels » avec les fiches entreprises « compte » ;

  • Personnaliser les formulaires « de contacts professionnels » et « compte » entreprises pour les qualifier à votre convenance, afin de créer des segments / cibles de prospection ; utiles aussi pour analyser le portefeuille d’affaires ;
  • Créer et suivre des projets professionnels et affecter des tâches de projet à d’autres membres de votre équipe (reporting)
  • Créer, promouvoir et effectuer un suivi des activités marketing pour optimiser l’utilisation de vos ressources et la rentabilité de votre société ;
  • Gérer l’ensemble de ces données sur un fichier unique utilisé par chaque membre de l’équipe commerciale et personnes associées
  • Gérer le suivi de vos affaires au plus près : par type de clients/prospect, par produits, par région, par % de niveaux d’affaires, par chiffres d’affaires et par dates d’échéances pour ne prendre que les principaux critères.
image_outlook_gestionnaire_de_contacts_professionnels

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  • Faire des états sur l’historique des informations relatives à chaque client/affaire qui incluent les notes professionnelles, les journaux d’appels téléphoniques, les tâches, les emails, les rendez-vous et fichiers associés à chaque affaire, par « contacts professionnels » ou par « compte » entreprise.
  • Gérer et suivre votre portefeuille d’affaires au plus près

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(1) CRM : Customer Relationship Management, en français outil de « gestion de la relation client »
(2) Source : le datalab emploi « re-sources » 15 avril 2016
(3) Cloudforce 2010 Paris : Témoignage Client Schneider
(4) Salesforce s’oppose au rachat de LinkedIn par Microsoft (Le Figaro.fr, 30 septembre 2016)
« En récupérant la propriété des données uniques de LinkedIn sur plus de 450 millions de professionnels situés dans plus de 200 pays, Microsoft sera en mesure d’empêcher des concurrents d’accéder à ces données et, ce faisant, obtiendra un avantage concurrentiel injuste », déclare Burke Norton, directeur des affaires juridiques de Salesforce.
(5) Pour ceux qui ne l’ont pas vu : voir le webinaire efficaciTIC-Inès CRM de juin 2015, toujours d’actualité : la triplette gagnante : blog, réseaux sociaux et campagnes emailings
(6) Excel : puissant levier de l’inefficacité commerciale & marketing
(7) Source : Business Contact Manager (BCM) for Outlook 2016

4 commentaires : “Quid avenir de l’extension Outlook gestionnaire de contacts professionnels (business contact manager) ?”

  1. Fin d'Outlook Gestionnaire de Contacts Professi...

    20 octobre 2016

    […] L'extension Outlook Gestionnaire de Contacts Professionnels a suivi l'évolution des versions Outlook 2003 à 2013. Mais qu'en est-il de la version Outlook 2016 ?  […]

  2. Outlook Customer Manager : le CRM Microsoft pour TPE/PME

    29 novembre 2016

    […] 18 octobre dernier, dans mon article Quid avenir de l’extension Outlook gestionnaire de contacts professionnels (business contact manag… Je pressentais l’arrivée d’une évolution d’Outlook Gestionnaire de contacts professionnels […]

  3. Albert Tiffon

    5 décembre 2017

    je viens d’acquérir une nouvelle machine avec une suite office petite entreprise et la déception je ne peut me servir d’Outlook avec le module contact professionnel

    j’avais la version 2010 qui était très pratique en contact pro
    si j’avais su je n’aurais pas repris cette suit et j’aurais chercher autre chose

  4. Jean-Philippe Déranlot

    5 décembre 2017

    Bonjour Albert,

    Je vous recommande de lire mon article Outlook Customer Manager (OCM) : le nouveau CRM Microsoft pour TPE/PME dans lequel j’explique pourquoi la nouvelle version (et nouveau nom) OCM n’a rien à voir avec son prédécesseur « Outlook gestionnaire de contacts professionnels » (ou Outlook business contact manager). Notamment parce que Microsoft s’appuie sur Office365.

    Si vous êtes confronté à des difficultés techniques, notamment pour la migration entre ces 2 versions, je vous recommande d’utiliser l’application développée par mon confrère Eric Legault : How to use the Business Contact Manager Migration Assistant tool to export into Outlook Customer Manager ?

    Bien à vous, Jean-Philippe

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