Outlook Customer Manager

Outlook Customer Manager (OCM) : le nouveau CRM Microsoft pour TPE/PME

Le 18 octobre dernier, dans mon article Quid avenir de l’extension Outlook gestionnaire de contacts professionnels (business contact manager) ? Je pressentais l’arrivée d’une évolution d’Outlook Gestionnaire de contacts professionnels en environnement Office 365. Serais-je devin ? Bien sûr que non 😉 ! Je suis simplement attentif a toutes évolutions d’Outlook, cet outil génial dont je suis addict et accessoirement formateur passionné.

SCOOP 26 janvier 2017 (source Microsoft Outlook) - We anticipate that all customers worldwide who are on Business Premium and in First Release will have Outlook Customer Manager by end of next week (February 2nd). At that point we will support main Office languages (except for arabic and hebrew).

Outlook Customer Manager, nouvelle extension CRM intégrée sans surcoût dans #Office365 Business

Microsoft a publié le 14 novembre 2016 un article sur le blog Office à propos de ce nouvel outil  Outlook Customer Manager #Office365 #Outlook #Small Business #News #iPhone #Windows. Voici la version française de cet article, allégée de tous les messages marketing…

Outlook Customer Manager - à compter de la version Office 2016 - est donc le successeur de Outlook Gestionnaire de Contacts Professionnels (i.e. : Outlook Business Contact Manager, chez l'oncle Sam)

Après le lancement de Bookings en 2016 qui nous donne une nouvelle façon de planifier des rendez-vous avec vos clients, voici le nouvel outil de gestion des relations clients (cf. CRM) destiné aux TPE/PME du b2b.
Les chefs d’entreprises TPE/PME doivent être multitâches. Et parmi la multitude des tâches qu’ils doivent maîtriser, le suivi au plus près des affaires de l’entreprise est capital. Outlook Customer Manager est destiné à leur facilité ce job.

Outlook est un formidable outil de gestion de son efficacité, avec l’extension Outlook Customer Manager, les commerciaux et directeurs commerciaux vont avoir une maitrise parfaite du suivi de leurs affaires. Il facilite le suivi des tâches et des devis en cours au bon moment. Vous n’avez plus besoin d’utiliser une multitude d’outils qui sont plus source de perte de temps que d’efficacité.

Outlook Customer Manager est inclus sans surcoût dans Office 365 Business Premium. Si nécessaire, vous pourrez migrer vers Dynamics 365 pour affiner votre gestion business avec une solution de gestion commerciale de bout-en-bout (cf. du devis à la facturation en passant par la gestion de vos stocks/ressources, le supply chain et la gestion de vos prestations et SAV clients).

L’information clients centralisée, sans tâches inutiles

C’est un défi chronophage que de suivre toutes les informations et tâches commerciales à partir d’une kyrielle d’outils : messagerie, réunions/calendrier, journaux d’appels, tableaux de bord Excel, notes manuscrites, voire informations détenues par d’autres personnes dans l’entreprise. C’est pourquoi Outlook Customer Manager organise automatiquement vos informations affaires et suivis commerciaux dans un calendrier spécifiques à côté de votre boîte de réception. Ce calendrier est le tableau de bord de vos échéances business, quel que soit la nature du contenant : emails, contacts, rendez-vous, devis, notes, tâches, …

Consultez vos informations commerciales à côté de votre boîte de réception pour suivre efficacement votre business

Les informations de votre fil d’actualité (timeline) sont automatiquement collectées à partir des données de votre messagerie, de votre calendrier et de votre journal de suivi d’appels Office 365, ce qui vous évite de répliquer inutilement une même information dans différents espaces ou documents. Avec toutes vos informations client en un seul endroit, vous pouvez consacrer plus de temps à vos clients.

Ne manquez jamais ce qui est important

Dans une journée de chef d’entreprise, il n’est pas évident de ne rien oublier ou pire, de ne pas assurer les engagements importants vis-à-vis de ses client. Outlook Customer Manager vous permet de suivre vos affaires au plus près, via la gestion de votre portefeuille d’affaires, notamment pour prioriser vos actions par clients, dates d’échéances, dates de rappels, pourcentage de réussite, valeurs pondérées, tâches associées à un projet, etc… Pour vous aider à prioriser votre temps, Outlook Customer Manager présente automatiquement une liste ciblée de vos clients et offres les plus importants.

Outlook Customer Manager - reporting

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Synchroniser les collaborateurs qui interviennent sur les mêmes affaires

Dans une petite entreprise, plusieurs personnes peuvent être en contact avec les clients : commercial, service technique, logistiques, etc. Mais quand il y a plusieurs interlocuteurs sur une même affaire, ça devient rapidement compliqué de garder une trace de toutes les communications. Avec Outlook Customer Manager, vous pouvez choisir de partager les informations client avec votre équipe afin que chacun soit en phase avec l’évolution de vos différentes affaires.

Ça vous permet, entre autres, de gérer efficacement toute absence d’un collaborateur sans pénaliser les autres membres de l’équipe, et surtout en protégeant les intérêts de vos clients.

Accédez à toutes les informations, où  que vous soyez

Outlook Customer Manager - smartphone

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Le propre d’un commercial étant d’être sur le terrain, c’est pourquoi Outlook Customer Manager dispose d’une application mobile qui vous permet d’accéder rapidement aux mêmes informations que celles auxquelles vous avez accès au bureau à partir de votre PC.

Vous pouvez vérifier les dernières informations juste avant une réunion avec un client, prendre des notes rapides après une réunion ou numériser une carte de visite pour créer rapidement un nouveau contact Outlook tout en téléphonant.

L’application mobile est initialement disponible pour iOS (i.e. : iPhone et iPad). Progressivement, Microsoft développera les apps pour d’autres plateformes mobiles.

Simple à utiliser

Outlook Customer Manager est accessible en un seul clic dans l’onglet Accueil de votre boîte de réception Outlook. Vous n’avez donc pas besoin d’installer de nouveaux logiciels ou de passer des jours à former votre équipe pour l’exploiter. Étant donné que vos données restent dans Office 365, vous ne perdez pas de temps précieux à configurer des connecteurs à d’autres logiciels ou services ou à gérer des produits distincts.

menus Outlook Customer Manager

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Quid prise en compte des réseaux sociaux dans Outlook Customer Manager ?

Il y a 3 ans, Outlook avait développé un plug-in génial Social Connector qui permettait de suivre les publications de ses contacts Outlook sur Facebook, Linkedin et même Viadeo. Et sans qu’on sache pourquoi (de la part de Microsoft) ce plug-in est devenu subrepticement inactif, mais visiblement c’était Linkedin* qui était à l’initiative. Maintenant que Linkedin a été racheté par Microsoft en juin dernier, espérons que les choses vont favorablement, très favorablement évoluer à l’avantage des utilisateurs. Car on ne peut plus concevoir un CRM sans interconnexion avec les réseaux sociaux, à commencer par ceux qui sont privilégiés dans les b2b : Linkedin, Twitter et Google+ sans oublier Facebook le mâle dominant du 2.0.

Ceci étant dit, notre patience pourrait être mise à l’épreuve cf. Microsoft offers EU an Outlook deal to secure LinkedIn acquisition   (TheVerge.com 23 nov. 2016)

* Je n’ai pas fait de recherche pour Facebook.

Prise en main d’Outlook Customer Manager

Outlook Customer Manager est déployé en environnement Office 365 Business Premium. Ce sont les utilisateurs de la version First Release Office 365 qui pourront prochainement utiliser ce nouvel outil. Quelques mois après, Outlook Customer Manager sera accessible à tous.

Disponibilité à suivre via la roadmap Office 365 : Outlook Customer Manager est dans la catégorie #RollingOut :  Updates that are beginning to roll-out and are not yet available to all applicable customers

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PS : Je ne peux pas être plus précis sur la date de dispo d’OCM, et je ne suis pas le seul à m’impatienter…    🙁  de ce flou artistique… teasing powered by Microsoft !!

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