gestion contact Excel vs Outlook

Excel : puissant levier de l’inefficacité commerciale & marketing

Suivant la taille des entreprises, de leurs domaines d’activités, de leur organisation commerciale et de leurs méthodes de travail, la palette des outils de gestion commerciale et marketing est très large. Cette palette va de la boite à fiches bristol A5 aux CRM les plus sophistiqués, voire au big-data (marketing prédictif) et autres moyens de nurturing, d’automation marketing, de lead plan, de générateur de leads comme Get + (cocorico) sans oublier le social selling.

Mais dans un nombre considérable d’entreprises Excel est encore et toujours la référence. Certains experts Excel ont développé des applications de gestion de contacts pour moins de 50 €, bien fichues je dois l’avouer.

Outlook vs Excel vs gestion commerciale

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Voici les fonctions essentielles pour lesquelles Excel est utilisé comme « CRM élémentaire » :

  • gestion de sa/ses « base/s de données » contacts : 1 ligne tableau par contact, et autant de colonnes qu’il peut y avoir d’informations à renseigner (identité, adresses, N° de téléphone, email, intérêt produits/services, profil (client, prospect, suspect, concurrent, partenaire, …), code NAF… je ne vais pas plus loin pour éviter une liste à la Prévert.
  • segmentation : sélection des contacts souvent faite sur autant de feuilles Excel qu’il peut y avoir de segment cible ou intérêt produit, quitte à dupliquer des clônes de ses contacts par autant de segments auxquels certains contacts peuvent appartenir.
  • tris : par CA, code postal, etc. en fonction des besoins
  • publipostages via Word pour les courriers ou étiquettes et via Outlook pour les emailings (1)
  • gestion commerciale : et là c’est le Graal : gestion de son activité avec notes associées à l’historique des rendez-vous et dates de rappels.

Excel devient générateur d’inefficacité et de contre-productivité (pléonasme volontaire…), ce qui revient à utiliser une usine-à-gaz-commercialo-marketing comme l’illustre si bien cette animation 🙂

usine à gaz

Soyez rassurés : entre Excel et le big data il y a des solutions simples et abordables pour une très grande majorité d’indépendants et de TPE/PME.

Je vous en recommande 3, de la plus simple (pour les consultants indépendants) à un solution pointue pour PME :

  • Outlook 2007, 2010, 2013 ou 2016
  • Outlook Gestionnaire de contacts professionnels
  • CRM type Inès

Pour bien démarrer, je vous recommande Outlook afin de construire un premier niveau d’organisation et de méthodologie de gestion commerciale efficaces, qualités indispensables qui permettent d’avoir un avantage concurrentiel déterminant. Rien ne vous interdira d’évoluer vers Outlook Gestionnaire de contacts professionnels pour le cas des entreprises avec une petite équipe commerciale ou sur un CRM comme Inès.Jean-Philippe Déranlot motard béhème

A l’inverse, si vous commencez par un outil sophistiqué, vous risquez d’être découragé par la complexité. A l’image des 2 roues motorisées : on commence par un cyclomoteur 50 cc, on passe au scooter 125 et on monte en gabarit jusqu’aux motos type R-1200RT béhème, dont je suis 🙂

Il me reste à vous expliquer pourquoi Outlook « le couteau Suisse du business » est particulièrement adapté pour la gestion commerciale et le ciblage marketing des indépendants et TPE.

Outlook est une SOLUTION INTÉGRÉE (i.e. : réuni plusieurs composants dans la même unité) qui gère 4 fonctions majeures : messagerie, annuaire contacts, calendrier et gestionnaire de tâches. Outlook comprend aussi 3 tableaux de bord pour la gestion du temps, fonctionnalité géniale et – qu’étonnamment – Microsoft ne met pas en avant… Cerise sur le gâteau, les fonctions de gestion de l’information sont exceptionnelles : trouver un email ou contact en un clin d’œil et arrêter de perdre son temps à classer les emails !

Donc, voici les principales raisons de faire d’Outlook votre CRM :

  • solution intégrée : vous n’avez pas besoin de gérer différents outils qui sont source de complication et donc de perte de temps
  • gestion commerciale (intégrée) : quand vous avez programmé un rappel sur un email « devis client », Outlook vous annonce la rappel à la seconde près, et quand vous ouvrez l’email vous avez votre devis en PJ, il ne vous suffit plus de cliquer sur le nom du destinataire pour ouvrir sa fiche contact et avoir toutes les informations utiles à votre suivi (i.e. : n° de téléphone, notes, site web, etc.) : solution tout en un clic !
  • ne classez plus : le classement est inutile et surtout il vous fait perdre du temps, beaucoup de temps (lire formation Outlook gestion du temps : cette chose gratuite qui nous coute si cher). Alors apprenez à vous servir des fonctions rappels, recherche et dossiers virtuels pour ne plus avoir à classer inutilement.
  • gestion du temps : sur ce volet le calendrier est la partie visible de « l’iceberg gestion du temps », l’autre partie touche aux suivis de ses actions, de ses contacts et de sa correspondance email. En organisant l’ensemble de vos « actions à suivre » autour de vos thèmes business ; exemple pour un consultant : afficher votre tableau de bord « actions à suivre » en 4 thématiques : production de vos services, développement commercial, veille et administration (2)
  • gestion, qualification des contacts et segmentation/ciblage : mon jouet préférée dans Outlook :-). La qualification est le nerf de la guerre marketing : envoyer la bonne information aux bonnes cibles et au bon moment. Pour ça il faut QUALIFIER ses CONTACTS en commençant par enregistrer systématiquement dans votre annuaire contacts toutes les cartes de visite que vous récoltez. Préalablement il faut définir la structure de vos clés et valeurs de qualification (lire l’article Comment qualifier ses contacts avec Outlook ?). C’est un travail de fourmis, mais avec un fichier bien qualifié vous décuplez votre efficacité marketing… avantage concurrentiel majeur ! Dans une fiche contact Outlook on a une centaine de champs pour renseigner et qualifier ses contacts et on peut en ajouter autant qu’on le souhaite (mais attention à ne pas tomber dans le piège de la qualification inutilement trop fine.
  • publipostage : Vous pouvez faire des publipostages personnalisés directement à partir d’Outlook, mais pas à plus de 50 destinataires (1) ou utiliser votre base de contacts qualifiés pour produire vos campagnes emailing et autres newsletters avec un un outil d’emailing marketing type Message Business. La qualité majeure de ces outils est qu’ils vous permettent de marquer à la culotte vos cibles : qui reçoit, qui ouvre, qui clique quoi (lire l’article campagnes emailings pour le b2b : un outil de prospection redoutable)

Si vraiment vous avez besoin de plus (2 commerciaux et +, gestion de portefeuille d’affaires, gestion catalogue produits/services et tarifs associés) passez à la déclinaison CRM : Outlook Gestionnaire de contact professionnels. Encore un cran au-dessus – notamment interface avec les réseaux sociaux et gestion des documents clientèle, il faudra opter pour Inès CRM.

Êtes-vous business-Shadok ou businessman-efficace ?

Pour passer à l’action - abandonner Excel et devenir efficace avec Outlook - je vous propose différents modules de formation en intra-entreprise ou formation personnalisée individuelle à distance (la solution idéale pour les consultants).

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(1) tous les logiciels de messagerie permettent d’envoyer des emails à un nombre de destinataires illimités, que ce soit 1 email à N personnes, ou 1 email par personne répété par autant de destinataires cible (cf. publipostage personnalisé). Dans la pratique il est plus que recommandé de ne pas dépasser 50 destinataires par envoi que ce soit par envois groupés ou personnalisés, car les FAI (Fournisseurs d’Accès à Internet) ne manqueront pas de vous cataloguer comme spammeur… et là : danger ! (pour aller plus loin lire l’article Délivrabilité et filtrage : ampleur et nature du problème )
(2) pour les salariés qui envisagent de devenir consultants, sachez que l’agilité multi-tâche n’est pas une qualité mais une question de survie. Le côté multitâches consiste à semer le blé, le récolter (agriculteur), à le transformer en farine (meunier), à en faire du pain (boulanger back office) et à le vendre (boulanger front office). La somme de ces métiers fait que l’on est aux 35 heures… de sommeil/semaine ! Et on doit avoir une pêche d’enfer !!

5 commentaires : “Excel : puissant levier de l’inefficacité commerciale & marketing”

  1. Dominique Hebert

    11 décembre 2015

    Bonjour Jean-Philippe,

    La solution Outlook me semble pertinente quand il n’y a pas besoin de partager les contacts.
    Est-ce qu’il serait possible d’avoir la même analyse pour une PME qui aurait un fonctionnement plus horizontal avec un besoin de suivi propspect/client partagé (cloud par exemple).

    Dominique

  2. Jean-Philippe Déranlot

    11 décembre 2015

    Bonjour Dominique,

    Outlook permet de partager des annuaires contacts entre plusieurs utilisateurs, sous réserve d’être en configuration Exchange server ou équivalent. Mais dans le cadre d’un projet de gestion commerciale transversal entre plusieurs personnes cette solution a ses limites, notamment pour les fonctions rappels, synchronisation avec des smartphones et suivi clients/prospects partagés. C’est pour ces raisons, et en fonction de chaque cas, que je recommande l’extension Outlook Gestionnaire de Contacts Professionnels ou, un cran au-dessus, une solution CRM comme Inès, qui est une solution externalisée Cloud SaaS (Software as a Service).

  3. nathalie olivier

    12 décembre 2015

    Bonjour Jean-Philippe

    Merci pour cet article qui résume bien les nombreux avantages d’Outlook. Je suis déjà convaincue, surtout après ta formation et c’est bien utile pour une indépendante comme moi d’avoir un outil qui fait presque tout (j’utilise aussi excel pour mes tableaux de bords :))

    Nathalie Olivier

  4. Jean-Philippe Déranlot

    14 décembre 2015

    Merci Nathalie 😉 Et accepté pour l’usage tableaux de bord Excel, encore que Outlook GCP le fasse très bien pour ce qui est du suivi de son activité commerciale. Ceci étant dit, la version de base Outlook suffit pour la majorité des consultants indépendants, alors utiliser en complément Excel pour des tableaux de bord élémentaires n’est pas incompatible.

  5. Mohamed Nassim Bouhedli

    10 janvier 2016

    Excellent article merci

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