qualifier ses contacts avec Outlook 2010

Comment qualifier ses contacts avec Outlook ?

Pourquoi, lorsque l’on est commercial, responsable marketing ou chargé de communication, a-t-on avantage à avoir un fichier contacts qualifiés ?
Et, accessoirement, comment qualifier ses contacts ?

Il y a deux raisons principales qui nécessitent de qualifier ses contacts.

  1. La première est la fonction de ciblage, qui permet d’envoyer la bonne information aux bonnes personnes. Par exemple, si vous intervenez dans une conférence à Toulouse vous enverrez une invitation à vos prospects et clients de la région Midi-Pyrénées. Votre clef de ciblage sera donc les clients et prospects qui ont un code postal d’un département de la région Midi-Pyrénées.
  2. La deuxième raison est de pouvoir analyser votre activité, par exemple : quantifier le CA par source de contacts (prospection, salons, bouche à oreille, site web, développement, etc.) pour connaître objectivement les meilleures filières d’initialisation de nouveaux contacts.

Le principe de qualification d’un fichier consiste à définir vos clefs de qualification et les valeurs associées à chacune des clefs. Voici, à titre d’exemple, un cas appliqué pour un concessionnaire Peugeot [clef (valeurs)]

  • Profil (client, prospect, suspect, prescripteur, concurrent, partenaire, …)
  • Métier/situation (médecin, artisan, retraité, ingénieur, …)
  • Situation familiale (couple, 3 enfants, célibataire, …)
  • Véhicule actuel (203, 307, fourgonnette, SUV, Espace, …)
  • Date mise en service véhicule actuel (AAAA-MM)
  • Source contact (foire/salon, prospection, apporteur d’affaire, bouche à oreille, concession, web, facebook, …)

On peut ajouter d’autres clefs et valeurs à cette liste, mais je vous recommande d’aller à l’essentiel. Si vous définissez un niveau de qualification trop détaillé, cela aura un effet dissuasif vis-à-vis des personnes qui vont qualifier les contacts. Je vous recommande d’avoir entre 4 et 6 clefs. Ayez l’esprit pratique : chaque clef, et les valeurs qui lui sont associées, doit avoir une utilité en terme de ciblage et/ou d’analyse. Soyez aussi attentif à respecter les règles édictées par la CNIL, auprès de laquelle je vous invite à référencer votre fichier commercial pour être en règle avec la loi (www.cnil.fr)
NB : l’adresse n’est pas une clef spécifique, sachant que la ville ou le code postal peut faire l’objet d’un critère de ciblage. Vous pourrez aussi faire une campagne avec un ciblage sur des critères croisés.

Sur le plan pratique, voici 4 outils pour qualifier votre annuaire contacts

  • Excel : outil le plus fréquemment utilisé pour gérer des fichiers contacts, notamment parce qu’il est disponible sur une majorité de PC et les fonctions de qualification et de ciblage (point faible : inadapté pour gérer l’historique de vos actions et le partage entre plusieurs utilisateurs)
  • Outlook version de base : outil génial (voir le billet Outlook : le couteau Suisse du business) parce que la fiche contact Outlook regroupe plus de 100 champs de qualification ! De plus, vous pouvez ajouter des champs de qualification à votre guise. Autre avantage : à partir d’une fiche contact vous pouvez automatiquement avoir accès à l’historique email/ rendez-vous, tâches et contacts associés à chacun de vos correspondants. Enfin, le partage des annuaires contacts entre plusieurs utilisateurs est une fonction élémentaire quand on utilise un serveur de messagerie Microsoft Exchange ou Office 365. Last but not least : Outlook permet de synchroniser votre annuaire avec les réseaux sociaux professionnels Facebook, LinkedIn, Viadeo et Xing (1) dans le sens « montant » ou « descendant ».
  • Outlook avec l’extension gestionnaire de contacts professionnels (cf. Outlook business contact manager) qui est ni plus ni moins qu’un outil de gestion de la relation client (i.e. : CRM). En attendant que je fasse prochainement un billet sur cette version, je vous invite à voir la présentation Microsoft de l’extension Outlook Gestionnaire de contacts professionnels.
  • Outils CRM (interne ou externalisé) comme SugarCRM, Salesforce et autre Microsoft Dynamics (liste non restrictive). Ces outils ne sont pas réservés aux PME et grands comptes. Mais attention : si vous investissez dans un CRM sans vous faire conseiller et accompagner pour adapter votre organisation et vos méthodes de travail, le risque d’échec est élevé.

La qualification d’un fichier ne se fait pas en 24 heures. C’est un travail de fourmis qui se construit dans la durée. Cela peut aussi paraître contraignant : j’entends régulièrement dire que c’est une perte de temps. Mais, Lorsque à partir d’un fichier qualifié avec Outlook il ne vous faut pas plus de 5 minutes pour envoyer un email à une cible précise, vous apprécierez d’être plus agile et réactif … ce qui devrait vous donner un certain avantage concurrentiel 😉

Pour aller plus loin sur Comment qualifier vos contacts avec Outlook ?

(1) pour en savoir plus : lire le billet Outlook Social Connector, du blog arobase.org

PS : avec Outlook on peut facilement qualifier ses contacts avec les catégories. Ne tombez pas dans ce piège, car le champ catégorie a une autre utilité que je vous présenterai dans un prochain billet.

pour aller plus loin, lire l’article : Savez-vous réellement utiliser Outlook ?
(publié dans Action Commerciale, février 2012)

8 commentaires : “Comment qualifier ses contacts avec Outlook ?”

  1. Manuella Hoareau

    8 mars 2012

    Bonjour,

    La qualification des contacts représente effectivement un point essentiel dans la mise en place des opérations de Marketing Direct.

    Une troisième raison pour bien qualifier sa Base Contacts est de pouvoir personnaliser vos messages avec leurs informations, en fonction de leurs préférences, de leurs comportements,… En plus de favoriser votre relation client, les messages personnalisés sont généralement plus appréciés par les destinataires et plus efficaces.

  2. Merci Manuella

    Effectivement le marketing de masse n’est plus d’actualité : les réseaux sociaux sont là pour le démontrer… mais il ne faut pas oublier l’humain (i.e. : l’auberge espagnole) comme Daniel Herrero l’a brillamment expliqué dans son intervention du TEDx Montpellier en janvier dernier : La relativité des médias sociaux Facebook, Twitter et autres
    http://www.efficacitic.fr/64dev/2012/01/24/la-relativite-des-reseaux-sociaux-facebook-twitter-et-autres/

  3. Gestion de l’information = avantage concurrentiel déterminant | efficaciTIC

    25 août 2012

    […] Bien évidemment la gestion de l’information ne se limite pas à Outlook (mais Outlook est un des principaux silos (2) dans lequel on stock une quantité d’information, dont l’annuaire contacts est le plus important !). […]

  4. la triplette gagnante : blog, réseaux sociaux et emailings | efficaciTIC

    28 mai 2013

    […] Dans toutes les activités commerciales, nous récoltons bon nombre de cartes de visite qui enrichissent notre base de données contacts (i.e. : outil de gestion de la relation client / CRM). Normalement, on a donc toutes les coordonnées des personnes rencontrées (adresse, téléphone et email). Quand on a les bons réflexes, on note les informations échangées avec chaque personne rencontrée, à commencer par ceux de nos produits ou services qui peuvent les intéresser. Autrement dit : on qualifie ses contacts (pour aller plus loin, lire notre billet : Comment qualifier ses contacts avec Outlook ?). […]

  5. Comment qualifier ses contacts avec Outlook | e...

    10 juin 2013

    […] Pourquoi, et comment, lorsque l'on est commercial, marketing ou communication, a-t-on avantage à qualifier ses contacts ?  […]

  6. Frédéric MAKOWSKI

    7 septembre 2013

    Bonjour,
    La qualification des contacts est effectivement importante notamment pour l’e-mailing. Par contre avant de qualifier précisément un contact il faut dans certains cas procéder à un premier tri comme par exemple ranger les principaux e-mails reçus dans des sous-dossiers. Dans ce cas, si l’on souhaite procéder à une extraction des e-mails dans des dossiers sélectionnés en tenant compte surtout des sous-dossiers, il n’existe, à priori, aucun logiciel standard ou plugin capable de réaliser cette opération pour les dernières versions d’Outlook. La fonction d’export dans Outlook est succincte et ne résout pas le problème. Pourtant ceci serait très utile pour récupérer des e-mails de manière segmentée et peut constituer une première étape d’une qualification. Dommage qu’un tel produit ayant bénéficié d’améliorations dans le temps ne dispose pas d’une fonction aussi intéressante.
    Cordialement, Frédéric

  7. la triplette gagnante : blog, réseaux sociaux et emailings

    2 octobre 2016

    […] Dans toutes les activités commerciales, nous récoltons bon nombre de cartes de visite qui enrichissent notre base de données contacts (i.e. : outil de gestion de la relation client / CRM). Normalement, on a donc toutes les coordonnées des personnes rencontrées (adresse, téléphone et email). Quand on a les bons réflexes, on note les informations échangées avec chaque personne rencontrée, à commencer par ceux de nos produits ou services qui peuvent les intéresser. Autrement dit : on qualifie ses contacts (pour aller plus loin, lire notre billet : Comment qualifier ses contacts avec Outlook ?). […]

  8. Gestion de l’information= avantage concurrentiel déterminant

    11 mars 2017

    […] Bien évidemment la gestion de l’information ne se limite pas à Outlook, même si Outlook est un des principaux silos (1) dans lequel on stock des informations de premier plan, dont paradoxalement l’annuaire contacts est un élément très important et trop souvent négligé !). […]

Laisser un commentaire