gestio du temps Outlook Doodle

Calendriers partagés : ne restez pas à quai

Rien n’est simple et Tout se complique.

En clin d’œil à ses deux premiers livres, Sempé aurait bien illustré – avec son humour si particulier – l’évolution de la problématique de gestion du temps.

Le partage de calendriers est une réponse pertinente et pratique pour organiser des réunions, voire pour réserver les moyens techniques associés (salle de réunion, vidéoprojecteur). Que vous vous appuyez sur des moyens propres à l’entreprise – Outlook, Lotus-Notes, Google agenda – le partage de calendriers pour organiser des réunions est un usage qui se démocratise. Notamment avec Doodle, quand on veut organiser des réunions avec des interlocuteurs hors entreprise. Et sincèrement cet outil est bien conçu et simple d’utilisation.

Mais l’utilisation efficace de ces outils est fréquemment pénalisée par un problème idiot.

Explication : l’organisation d’une réunion avec les calendriers partagés est initialisée par une personne : l’organisateur de la réunion.

Doodle partage de calendriers

Prenons un cas appliqué Doodle. L’organisateur propose différentes dates et envoie une invitation aux participants par lien hypertexte dans un e-mail. Chaque participant indique les différentes dates correspondant à ses disponibilités. Quand tous les participants ont répondu, l’organisateur n’a plus qu’à choisir une des dates où la majorité, si ce n ‘est la totalité des personnes invités, sont disponibles.

Problème : si un ou plusieurs invités tardent à répondre, ils bloquent la planification de la réunion. Car si l’organisateur ne sélectionne pas rapidement une date – au plus tard 2 jours après avoir envoyé l’invitation – les disponibilités indiquées par les premiers répondants se réduisent comme peau de chagrin. Résultats, l’organisateur est contraint de sélectionner une date sans attendre les retardataires … qui restent à quai. Et si l’organisateur a la crédulité d’attendre – trop longtemps – que tout le monde ait répondu pour fixer la date de la réunion : il risque d’être bien seul dans le train de cette réunion !

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